Dažnai juokaujama, kad mažai kur švaistome tiek laiko, kaip susitikimuose, susirinkimuose ir pasitarimuose. Kam jų tiek daug reikia, kai galima tiesiog brūkštelėti elektroninį laišką ar Slack’o žinutę. Na gerai, blogiausiu atveju visada galima suorganizuoti virtualų susitikųmą per Google Hangouts, Zoom, Skype ar kitą programą. Jų dėka, ne tik gali patogiai aptarinėti reikalus, bet ir paprasčiausiai išvengti būtinybės palikti savo namus. Tačiau nepameskite galvos. Tai, kad su kolegomis ar partneriais bendraujate virtualiu formatu, dar nereiškia, kad ir čia negalioja tam tikras etiketas. Padarykite paslaugą sau ir kitiems, ir laikykitės kelių pagrindinių taisyklių.
Vaizdo konferencijos ir darbo vietos švara
Įsivaizduokite, jūs bendraujate su keliais kolegomis. Vienas iš jų sėdi savo namų virtuvėje. Baisaus čia daikto. Jūs juk irgi virtuvėje. Skirtumas tik tas, kad jums už nugaros – balta siena, o štai kolegai kriauklė, užversta neplautais indais. Norom nenorom jūsų žvilgsnis nuolat krypsta į juos. O jūs net nemanote vaizduotis, kad esate labai pedantiška asmenybė… Geriausia būtų dar prieš patį pokalbį įsijungti kamerą ir pasitikrinti, kokį vaizdą matys jūsų kolegos. Visada patartina atsisėsti priešais šviesią sieną ar kitokį švarų paviršių. Beje, Zoom netgi leidžia pasirinkti virtualų foną. Nebūkite šešėlyje. Jeigu nepakanka natūralios šviesos, uždekite lempą. Galų gale, pasirūpinkite garso kokybe. Jūs tikrai nenorite, kad jus ir jūsų pašnekovus blaškytų išorinis triukšmas. Jeigu gyvenate ne vieni, kalbėkite būdami su ausinėmis. Taip ir patys geriau viską girdėsite, ir išvengsite nelabai malonių incidentų, kai namiškiai šūkalioja kažką nelabai deramo.
Vaizdo konferencijos ir jūsų išvaizda
Geriausia darbo namuose dalis – laisvė rengtis taip, kaip norisi: sportiniais drabužiais, pižama ar kuo tik patogu. Jeigu norisi, galima ir nieko nesirengti. Galų gale, net ir dušas atrodo esąs neprivalomas. Vis dėlto, jeigu ruošiates vaizdo konferencijai, šiek tiek savimi pasirūpinti derėtų. Persistengti tikrai nereikia. Apsieisite be išlaižytos šukuosenos, makiažo ar kaklaraiščio, bet vis tiek atrodykite tvarkingai ir respektabiliai – lyg ruoštumėtės eiti į pusiau oficialų susitikimą. Nepamirškite ir taisyklingos laikysenos. Su gulinėjančiu kolega apie darbo reikalus kalbėtis labai sudėtinga. Dar vienas aspektas, kurį reikėtų įvertinti – tai spalvinis drabužių pasirinkimas. Ne dėl to, kad kažkokia spalva tokiems susitikimas būtų nederama. Paprasčiausiai kompiuterių bei telefonų kameros nelabai mėgsta kai kurių derinių. Pavyzdžiui, raštai ir dryžiai trukdo jai fokusuoti vaizdą. Tuo tarpu balta ar juoda verčia automatiškai reguliuoti apšvietimo lygį. Optimaliausia rinktis švelnesnes spalvas.
Vaizdo konferencijos ir techninis pasiruošimas
Vaizdo konferencija tikrai nebėra kažkoks raketų mokslas. Šios aplikacijos veikia labai intuityviai, paprastai ir patikimai. Vis dėlto, kai kuriais techniniais aspektais reikėtų pasirūpinti iš anksto. Pradėkite nuo interneto signalo patikros. Vaizdo konferencijai jo reikia gana spartaus. Tad gal geriau tuo metu nieko nesisiųskite. Įsitikinkite, kad jūsų kamera ir mikrofonas veikia. Jūs tikrai nenorite praleisti pirmų dešimties konferencijos minučių bandydami išsiaiškinti ar visi visus girdi. Jeigu tai pirmas kartas naudojantis konkrečia programa iš anksto išsiaiškinkite, kaip joje atlikti bazines funkcijas. Pavyzdžiui, įjungti ir išjungti garsą, paslėpti vaizdą ir t.t. Galų gale, jeigu pokalbio metu aptarinėsite konkrečius darbus, dalinsitės informacija, iš karto išsiaiškinkite, kaip pokalbių lange pasidalinti ekrano vaizdu – juk norite, kad viskas vyktų ne karštligiškai, o greitai ir sklandžiai.
Vaizdo konferencijos – kaip ir kada kalbėti?
Vienas minusas, kurį vaizdo konferencijos turi lyginant jas su realiais susitikimais, tai negalėjimas savotiškai jausti „kambario temperatūros“. Kai mes esame visi kartu, susirinkimų kambaryje tam tikra nuotaika, atmosfera. Kartais iš išorės gali atrodyti, kad jūs su kolegomis pykstatės, nors patys jaučiate, kad kaip tik bendraujate labai produktyviai. Deja, vaizdo konferencijų įrankiai viso šito perteikti dar negali. Sunkiau su jais perprasti ir intonacijas, neverbalines užuominas. Pavyzdžiui, padedančias suvokti, kam dabar eilė kalbėti. Taigi, tam kad kalbėtumėte ir susikalbėtumėte, laikykitės kelių taisyklių. Kai kažkas baigia kalbėti palaukite kelias sekundes prieš patys kalbėdami – įstikinkite, kad kolega pasakė viską, ką norėjo. Pabandykite susitarti ir dėl bendrų taisyklių, kaip užduoti klausimą. Tam geriausiai tiks pakeltos rankose gestas. Galų gale, stenkitės kalbėti šiek tiek lėčiau, vidutiniu garsumu, per daug negestikuliuokite. Koncentruokitės į žodžių turinį, mat, deja, neverbalinės komunikacijos čia duos mažai naudos.
Vaizdo konferencijos ir jūsų dėmesys
Kai visi pokalbio dalyviai yra vienoje patalpoje, norom nenorom laikomės tam tikrų elgesio normų. Pavyzdžiui, nepradedame intensyviai naršyti po socialinius tinklus, nes juose viskas daug įdomiau nei kolegos prezentacijoje. Deja, bendraujant nuotoliniu būdu, tokių apribojimų jau lieka gerokai mažiau. Juk dabar jau nelabai kas mato, ką būtent jūs darote. Taigi prisilaikyti tam tikrų moralės normų jau yra jūsų asmeninė atsakomybė. Pasistenkite savo kolegoms skirti visą savo dėmesį (juk ir taip didžiąją dienos dalį esate nuo jų atskirti). Neskaitykite straipsnių internete. Nerašinėkite žinučių ir elektroninių laiškų. Stenkitės žiūrėti į kamerą ir taip palaikyti bent virtualų akių kontaktą. Kai patys nekalbate, klausykitės savo kolegų. Atsiminkite, kad kažkuria prasme vaizdo konferencija yra netgi intymesnė nei gyvas susitikimas. Juk mes matome vienas kito veidus iš labai arti, tad pastebime ir visas mimikas, susiraukimus, šypsenas. Pasistenkite, kad kolegos nematytų apatijos jūsų veide.
