Daugiau nei 300 000 organizacijų visame pasaulyje ir 115 milijonų aktyvių vartotojų kasdien – tai verslui pritaikytos socialinės platformos Microsoft Teams vartotojų statistika. Prasidėjus pandemijai ir darbinėms veikloms persikėlus į virtualią erdvę, ši programa tapo neatsiejama daugelio kasdienybės dalimi. Komandoms skirta programa ypač išpopuliarėjo po to, kai buvo įtraukta į Microsoft365 programų paketą. Dabar ji integruota kartu su daugiau nei 600 programų, kurias galės pasiekti visi vartotojai. Naudodamiesi šia platforma vartotojai gali realiu laiku prisijungti prie garso ar vaizdo konferencijų, taip pat dalintis skaitmeninėmis rinkmenomis. Kaip išnaudoti visas galimybes, kurias Microsoft Teams jums suteikia?
Kaip Microsoft Teams paslėpti foną
Vienas iš privalumų, kuriuos siūlo komandoms skirta Microsoft programėlė – galimybė paslėpti už jūsų esantį foną. Nuotolinis darbas privertė darbiniuose susitikimuose dalyvauti esant namuose, todėl ši funkcija gali praversti, jeigu norite neatskleisti už jūsų nugaros esančios aplinkos. Naudodami Microsoft Teams galite ir sulieti foną, ir užsidėti norimą paveikslėlį ar nuotrauką.
Kaip per Microsoft siųsti laiškus į komandos kanalą
Elektroninis paštas – įrankis, kuriuo naudojamės kiekvieną dieną, todėl Microsoft suteikia galimybę siųsti laiškus į bet kurį komandos kanalą. Norėdami tai padaryti, atsidarę komandos langą Teams programoje ieškokite papildomų funkcijų ikonėlės šalia kanalo, į kurį norite siųsti laišką, pasirinkite „gauti el. pašto adresą“ (get email address). Taip sukursite elektroninio pašto adresą, kuriuo naudodamiesi laiškus galėsite siųsti tiesiai į komandos kanalą.
Kaip per Microsoft Teams siųsti skubius pranešimus
Naudodamiesi programa Microsoft Teams galite lengvai atkreipti komandos narių dėmesį. Pokalbio lango apačioje pasirinkite funkciją „išskleisti teksto rinkimo lauką“ (expand compose box), žymimą „A“ raidės su pieštuku ikonėle. Paspaudę atsiradusią šauktuko ikonėlę pažymėsite pranešimą kaip svarbų (important). Jums išsiuntus žinutę gavėjai artimiausias 20 minučių bus reguliariai informuojami apie gautą elementą, todėl bus sunku jį ignoruoti.
Kaip dalintis dokumentais per Microsoft Teams
Viena iš platformoje integruotų programų – SharePoint – leidžia su kolegomis dalintis įvairiais dokumentais, juos redaguoti. Taip užtikrinsite, kad visi komandos nariai pasieks galutinę sukurto dokumento ar skaičiuoklės versiją, vienu metu galėsite suvesti reikiamus duomenis iš bet kurios pasaulio vietos, turinčios interneto ryšį.
Kaip kurti apklausas su Microsoft Teams
Norėdami greitai ir patogiai sužinoti komandos narių nuomonę taip pat galite naudoti Teams pokalbių langą. Po teksto rinkimo lauku pasirinkite formų (forms) ikoną, užduokite klausimą ir įveskite galimus atsakymų variantus. Galite suteikti galimybę rinktis daugiau nei vieną atsakymą, užtikrinti anonimiškumą ir automatiškai dalintis apklausos rezultatais. Svarbu pasirinkti tinkamus nustatymus. Atlikę šiuos veiksmus pasidalinkite apklausa su komandos nariais.
Kaip patogiau skaityti su Microsoft Teams
Microsoft Teams suteikia galimybę skaityti pranešimus be išorinių trikdžių. Galite nustatyti šriftą, spalvą, tarpus ir užtikrinti sklandžią ir įtraukiančią skaitymo patirtį. Nustatymų skiltyje galite rasti „įtraukiamo skaitytojo“ (immersive reader) funkciją. Naudodamiesi šia aplinka pranešimus galite ne tik skaityti, bet ir klausyti. Paspaudus „leisti“ (play) mygtuką žinutės tekstas bus perskaitytas nuo pradžių, nebent pasirinksite kitą pradžios tašką.
Kaip planuoti darbus su Microsoft Teams
Ši Microsoft programa gali būti naudojama ir darbams planuoti. Komandos aplinkoje galite kurti papildomus kanalus, skirtus konkrečioms užduotims, arba privačius kanalus. Tai atliksite vos keliais mygtuko paspaudimais. Naudojantis Teams taip pat lengva ieškoti informacijos kanalo viduje. Tiesa, paieškos funkcija pritaikyta tik pokalbiams.
Kaip kurti Microsoft Teams susitikimų transkripcijas
Susitikimų metu esame įpratę pasižymėti esmines žinutes ar deleguotus darbus, tačiau naudojant Teams nebūtina papildomai užsirašinėti. Patariame įrašinėti oficialius susirinkimus, o kai vaizdo įrašas bus paruoštas, atidarykite jį naudodami Microsoft Stream. Pastarąją programėlę rasite šalia vaizdo įrašo pasirinkę mygtuko „daugiau“ ikonėlę. Tuomet vaizdo įrašo nustatymuose rinkitės funkciją „atnaujinti vaizdo įrašą“ (update video details) ir pasirinkite „vaizdo įrašo kalba“ (video language). Kitame žingsnyje rinkitės „automatinį titrų sukūrimą“ (autogenerate a caption file) ir „atnaujinti“ (update). Atlikę šiuos veiksmus galėsite parsisiųsti įrašo transkripciją.
Kaip naudotis mobiliąja Microsoft Teams versija
Dar vienas Microsoft Teams privalumas – galimybė naudotis programa ne tik kompiuteryje, bet ir mobiliajame įrenginyje. Programa pritaikyta visoms operacinėms sistemoms – iOS, Android ir Windows. Rekomenduojame atkreipti dėmesį, kad ne visos programėlės galimybės pritaikytos mažesniems ekranams, tačiau programa vis tiek išlaiko kanalų ir komandų tvarką, o tai užtikrina patogų Teams naudojimą judant mieste. Taip pat komandiniam darbui pritaikyta programa leidžia lengvai perkelti susitikimus tarp įrenginių. Prie konferencinio skambučio galite prisijungti per kompiuterį, o atsidarę mobiliąją programėlę be trikdžių pereiti į pokalbį išmaniajame įrenginyje. Siūlomas funkcionalumas nereikalauja nutraukti susitikimo ir pradėti jį iš naujo – programa pati pasiūlys galimybę perjungti. Svarbu būti prisijungus su ta pačia paskyra.
