Patarimai

Kaip filtrai gali padėti amžiams susitvarkyti savo pašto dėžutę

2020 rugpjūčio 6

Ar kada nors bandėte suskaičiuoti, kiek laiko per dieną praleidžiate skaitydami ir rašydami elektroninius laiškus, arba tiesiog besikuisdami po savo pašto dėžutę. Greičiausiai, kad atsakymas, kurio jūs ieškote, yra „per daug“. Žinoma, elektroninis paštas yra nepakeičiamas šiuolaikinio darbo įrankis. Tačiau, jeigu kažkuo intensyviai naudojamės kiekvieną mielą dieną, tai dar nereiškia, kad darome tai gerai ir protingai. Didelė dalis žmonių, savo pašto dėžutėmis naudojasi kaip pakliuvo, praktiškai visiškai neišnaudodami galimybių jas pritaikyti prie savo asmeninių poreikių. O be reikalo. Net ir toks iš pažiūros visai paprastas sprendimas kaip filtrai jūsų darbui gali suteikti gerokai daugiau patogumo ir sutaupyti marias laiko.

Kodėl el. pašto dėžutė taip erzina?

Tai neturėtų būti taip sunku. Tačiau yra. Elektroninių laiškų rašymas, skaitymas, siuntinėjimas ir persiuntinėjimas, pašto dėžutės tvarkymas yra viena reikšmingiausių kasdienės darbuotojų rutinos dalių. Mums net sunku (o gal net ir nesinori) suvokti, kiek daug laiko tam skiriame. Verslo analitikos biuras „McKinsey & Company“ jį netgi suskaičiavo. Anot jų duomenų, statistinis biuro darbuotojas elektroniniams laiškams kasdien skiria apie ketvirtadalį darbo dienos, t.y. pustrečios valandos, iš vis gauna maždaug po 120 žinučių, o dar po 40 parašo pats. Mažai kas ginčysis, kad tai yra šiek tiek per daug. Tikrai ne visi šie laiškai yra naudingi ar reikalingi. Turbūt per daug neperspaustume konstatuodami, kad tokių netgi yra mažuma. Tačiau, kaip tai pakeisti? Juk negali visų jų tiesiog peradresuoti į šiukšliadėžę. Laimei, egzistuoja tarpinis variantas. Aplankas, surenkantis mažareikšmius laiškus, kurių jums vis dėlto kažkada gali prireikti.

El. laškų kategorizavimo džiaugsmai

Ar pastebėjote, kad pats populiariausias ir plačiausiai naudojamas elektroninio pašto variklis Gmail leidžia jums sukurti savotišką pranešimų skaistyklą, kurioje saugomi abejotinos reikšmės laiškai? Jeigu ne, sukluskite. Įsivaizduokite, kad reguliariai gaunate laiškus iš kokio nors adresato. Dažniausiai ten nieko aktualaus jums nebūna, nors kartais ir įsiterpia kokios nors svarbios informacijos. Tokį siuntėją jūs galite siųsti į specialiai tam sukurtą aplanką (pati Google naudoja terminą Label), kur jo laiškai bus patikimai saugomi, neteršiant pagrindinio meniu. Nepainiokite tokio skyrelio su Šlamšto skiltimi. Į pastarąją patenka tikros šiukšlės: viskas, pradedant potencialiomis apgaulėmis ir baigiant naujienlaiškiais, kurių atsisakyti vis neprisiruošiate. Tuo tarpu šis aplankas skirtas laiškams, į kuriuos, turbūt, reikėtų dienos pabaigoje bent jau užmesti akį. Be to, į jį keliaujančių adresatų sąrašą galite bet kada pildyti ar trumpinti pagal savo poreikius.

Kaip sukurti naują el. laiškų etiketę?

Jeigu jus sužavėjo tvarkingesnės ir ne tokios užgrūstos pašto dėžutės pažadas, žinokite, kad pačiam susikurti tokį aplanką yra visai nesunku. Jums tereikės atlikti kelis labai paprastus veiksmus. Visų pirma, nukeliaukite į savo Gmail paskyrą ir užmeskite akį į kairėje ekrano pusėje esančią meniu juostą. Pačioje jos pabaigoje pamatysite pliuso simbolį, su šalia esančiu prierašu „Sukurti naują etiketę“. Ją paspaudus, ekrane pasirodys naujas langas su prašymu sugalvoti jai pavadinimą ir priskirti prie kažkurios jau esančios kategorijos. Užpildykite šiuos laukus ir paspauskite mygtuką „Kurti“. Meniu juostoje ką tik atsirado nauja etiketė. Dabar jums telieka sužymėti visus nelabai svarbius adresatus, kurių laiškai turėtų keliauti į tokią „skaistyklą“. Kai tik gausite neaktualų laišką, pasirinkite jį ir paspauskite dešinįjį pelės mygtuką. Pasirodžiusiame pasirinkimų lange paspauskite „Ieškoti iš XXX gautų laiškų“.

Kaip perkelti nepageidaujamus el. laiškus?

Savo ekrane dabar turėtumėte matyti visus laiškus, kuriuos esate gavę iš pasirinkto adresato. Prieš žengdami tolesnius žingsnius, dar kartą paklauskite savęs, ar tikrai nebenorite matyti tokio pobūdžio turinio. Jeigu tvirtai apsisprendėte, paspauskite paieškos lango dešinėje pusėje esančią rodyklytę žemyn. Tuojau pat atsivers naujas langas. Jo apačioje, dešinėje pusėje pamatysite mygtuką „Sukurti filtrą“. Ekrane pasirodys dar vienas langas su filtravimo pasirinkimais. Sąraše susiraskite punktą „Pridėti etiketę“ ir pažymėkite jį varnele, o taip pat pasirinkite, kokią būtent etiketę priskirti siuntėjui. Štai ir viskas. Nuo šiol visi laiškai, kurių sulauksite iš šio adresato, keliaus tiesiai į jūsų sukurtą aplanką. Jums net nebūtina apsiriboti juo vienu. Visada galite susikurti ir daugiau. Pavyzdžiui, sugrupuoti adresatus pagal galimybę, kad jų pranešimuose bus kažkas aktualaus jums.

Filtruotų adresatų sugrąžinimas į pašto dėžutę

Jums gali kilti klausimas: o kas, jeigu taip filtruodamas aš padarysiu klaidą arba, laikui bėgant, tiesiog persigalvosiu? Nieko baisaus. Tokius adresatus visada galite susigrąžinti į įprastą laiškų srautą. Jums tereikia paspausti krumpliaračio ikoną, esančią dešiniajame viršutiniame ekrano kampe. Pasirinkite „Visų nustatymų peržiūra“. Tada paspauskite „Filtrai ir užblokuoti adresatai“. Čia pamatysite visus savo įdiegtus filtrus bei kategorijas ir vienu mygtuko paspaudimo jas ištrinsite.